Rendezvényszervezés

Debrecen, Stadion

Tóth Rajmund Emlékverseny 2004.

Caribi Dance Club, Vigadó

2005-től közel 50 sulibuli az akkori Rádió FM95-tel!

Főnix Csarnok

2011. X Faktor dupla teltház

Kölcsey központ

ICASM 2019 Űr és repülő orvosi konferencia 104ország résztvevőivel

Lovarda

Alma együttes (sokszor)

Lovarda

Bikini, Republik, Dr Alban, Mr President, Inna, Edda, stb.

Egyszerű lesz, csak bízd rám!

1

Tervezés

Célkitűzés meghatározása

Miért rendezed a rendezvényt?
- Személyes (pl. születésnap, esküvő, évforduló)
- Üzleti (pl. céges csapatépítő, termékbemutató, konferencia)
Mi az esemény fő üzenete vagy célja?
- Ünneplés, információmegosztás, szórakoztatás, hálakifejezés, stb.

Költségvetés készítése

Határozd meg az elérhető forrásokat.
- Helyszín bérlése
- Catering (étel-ital)
- Dekoráció
- Technikai eszközök (hang, fény, vetítés)
- Szórakoztatás (zenekar, DJ, műsorvezető)
Tervezz tartalékot váratlan költségekre.

Dátum és helyszín kiválasztása

Időpont: Győződj meg róla, hogy nincs ütközés más fontos eseménnyel.
Helyszín:
- Megközelíthetőség és parkolás
- Kapacitás (vendégek száma)
- Technikai lehetőségek
- Stílus és hangulat

Program összeállítása

Időbeosztás: Minden programrész pontos időkeretet kapjon.
Fő elemek:
- Megnyitó beszédek
- Fő attrakciók (előadók, zenészek, bemutatók)
- Szórakoztató elemek (játékok, vetélkedők)
- Záró esemény (köszönőbeszéd, ajándékosztás)

Szolgáltatók kiválasztása

Catering: Étkezési igények, különleges diéták biztosítása.
Technika: Mikrofon, hangszórók, projektor, világítás.
Dekoráció: Az esemény tematikájához igazodó dizájn.
Szórakoztatás: Zenekar, DJ, műsorvezető vagy ceremóniamester.

2

Előkészítés

Meghívók és kommunikáció

Meghívók kiküldése:
- Papír alapú vagy digitális meghívók.
- Pontos információk: dátum, helyszín, időpont, RSVP határidő.
Kommunikáció: Tartsd folyamatosan tájékoztatva a vendégeket vagy résztvevőket.

Rendezvénynap lebonyolítása

Érkezz korán, és ellenőrizd az összes részletet:
- Helyszín előkészítése
- Technikák működése
- Programok időbeni kezdése
Koordináció: Biztosíts egy felelős személyt, aki minden résztvevővel és szolgáltatóval kapcsolatban áll.

3

A rendezvény napja/napjai

Érkezz legalább 1-2 órával előbb.
- Ellenőrizd, hogy mindenki (szolgáltatók, személyzet) időben megérkezett-e.
- Győződj meg róla, hogy a helyszín készen áll és megfelelő állapotban van.

A helyszín ellenőrzése

Dekoráció: Minden a megfelelő helyen van-e? (asztaldíszek, székek, színpad, stb.)
Technika:
- Hangosítás, mikrofonok működnek-e?
- Projektor vagy vetítő készen áll-e a használatra?
- Világítás beállítása megfelelő?
Ülőhelyek: Ügyelj arra, hogy az ülésrend megfeleljen az előre megtervezett elrendezésnek.

Szolgáltatók koordinálása

Catering: Az étel és ital időben megérkezett-e? Mikor kezdik az előkészületeket?
Fotós és videós: Tájékoztasd őket a fontos eseményekről és azok időpontjáról.
Zenekar/DJ: Ellenőrizd a zenei felszerelést és az időbeosztást.

Vendégek fogadása

Vendéglista ellenőrzése: Győződj meg róla, hogy minden érkező nevét rögzíted, ha szükséges.
Üdvözlő személyzet: Szervezz valakit, aki irányítja a vendégeket a helyszínen, és megválaszolja a kérdéseiket.

Program levezetése

Időzítés követése: Gondoskodj arról, hogy minden programrész pontosan a tervezett időpontban kezdődjön.
Kapcsolattartás: Légy elérhető a műsorvezető, ceremóniamester vagy bármelyik szolgáltató számára, ha probléma merülne fel.
Rugalmasság: Legyen kész „B” terved, ha valami nem a tervek szerint alakul.

Vendégek kényelme

Tudj válaszolni a kérdésekre: Hol találhatók a mosdók, pihenőhelyek vagy étel-ital szolgáltatások?
Különleges igények: Biztosíts figyelmet azokra a vendégekre, akik speciális étkezési igénnyel vagy egyéb kéréssel érkeztek.

Problémamegoldás

Maradj nyugodt: Ha probléma adódik, oldd meg gyorsan és hatékonyan.
Kapcsolattartó személy: Jelölj ki valakit (ha nem te vagy az), aki minden kérdésre vagy problémára azonnal reagál.

4

Takarítás

Helyszín rendezése: Gondoskodj róla, hogy a helyszínt tisztán adják át.
Elszámolás: Ellenőrizd a költségeket és fizess ki mindenkit, akivel aznap dolgoztál.

Mindenre lesz megoldás!

Ha szeretnéd, hogy együtt tegyük naggyá a Te rendezvényedet is, ne habozz, keress bátran! Ha az időpont még szabad, biztosan kitalálunk valamit, ami mindkettőnk számára működik. Örömmel állok rendelkezésedre, hogy közösen valami igazán emlékezeteset alkossunk!

Érdeklődöm

Itt is megtalálhatsz:

+36 70 9 465 425

szabotomi@szabotomi.hu

szabotamas@bestfm.hu

Megosztom/elküldöm